Usprawnienie procesów magazynowych - Deko

Wraz z rozszerzeniem się proponowanego przez firmę DEKO asortymentu pracownicy magazynu zaczęli mieć problemy logistyczne. W związku z tym zarząd firmy postanowił wdrożyć system kodów kreskowych, który usprawni procesy magazynowe. W wyniku rozmów z kilkoma firmami integrującymi systemy kodów kreskowych wybrano firmę SKK -  Systemy Kodów Kreskowych SA z Krakowa. Na wybór ten wpływ miało zarówno duże doświadczenie firmy w integracji tego typu systemów, jak również profesjonalne podejście i atrakcyjna oferta oferująca kompleksową i szybką obsługę.

Firma DEKO pracuje na autorskim oprogramowaniu, które zaspokaja potrzeby związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Ze względu na charakter produktów zarówno w systemie, jak i fizycznie wydzielono trzy magazyny: drób, mięso i wędliny. Podczas wprowadzania zamówienia było ono drukowane w trzech egzemplarzach - po jednym dla każdego z magazynów. Magazynierzy, kompletując towar do wysyłki, zaznaczali zrealizowane pozycje, poprawiali wagę produktów, które przygotowali do wysyłki, po czym oddawali dokumenty do działu zajmującego się generowaniem faktur i dokumentów magazynowych. Po wdrożeniu systemu kodów kreskowych dokumenty papierowe zamieniono na elektroniczne dane ładowane na przenośny terminal. W chwili obecnej podczas wprowadzania zamówienia do systemu, po jego zatwierdzeniu zostaje ono podzielone automatycznie na trzy pliki, które umieszczane są w różnych katalogach. Magazynier po zalogowaniu się na terminalu automatycznie przypisywany jest do określonego magazynu. Tym samym, pobierając zlecenia wydania, widzi tylko te dane, które są potrzebne w pracy. Odpowiednia konstrukcja programu pozwala na prace jednocześnie na kilku plikach, dzięki czemu magazynier nie traci czasu na kilkukrotne przesyłanie danych.

Program na terminalach umożliwia magazynierowi przygotowanie zarówno zamówienia zleconego wcześniej, jak i realizowanego „na gorąco” z oczekującym klientem. Dzięki tej ostatniej funkcji czas oczekiwania klienta na przygotowanie towaru oraz odpowiednich dokumentów uległ zdecydowanemu skróceniu. Zgromadzone na terminalu dane po przesłaniu do systemu zamieniane są na dokumenty WZ i fakturę. Wyeliminowano konieczność ręcznego wystawiania faktury, co skróciło czas obsługi klienta.

Podczas skanowania kodu wykorzystywane są przygotowane przez producentów kody EAN13. Są to najczęściej kody zmiennowagowe. Z uwagi na olbrzymią ilość asortymentu, jaka przechodzi przez magazyny firmy DEKO w początkowej fazie wdrożenia postanowiono zweryfikować, które produkty posiadają przypisane im kody w programie magazynowym. W tym celu główny program wzbogacono o funkcję pozwalającą na weryfikację obecności towaru w systemie.
- Efektem wdrożenia systemu SKK jest radykalne skrócenie czasu przeznaczonego na skompletowanie zamówień i przygotowanie faktur. Jest to spowodowane nie tylko szybką identyfikacją towaru, ale też zawartą w kodzie informacją o jego wadze. Do tej pory w przypadku towarów o zmiennej wadze każdy produkt musieliśmy ważyć, a to pochłaniało dużo czasu - mówi Adam Formella, kierownik magazynu firmy DEKO.

Projekt oparto na terminalach dokowanych japońskiej firmy Denso. Charakterystyczną cechą tych terminali jest niska cena, lekkość oraz niezawodność. Zastosowanie w nich diodowego modułu skanującego zapewniało dobrą widoczność wiązki skanującej i jednocześnie dużą odporność na uszkodzenia mechaniczne. Powyższe cechy urządzeń wpłynęły na decyzję zarządu firmy DEKO o wyborze terminali, jakimi będą się posługiwać pracownicy magazynu.

Systemem kodów kreskowych objęto w sumie cztery operacje: sprawdzanie towaru, wydanie towaru ze zlecenia, wydanie towaru bez zlecenia oraz  inwentaryzację. W początkowym etapie rozwiązanie zaimplementowano tylko w jednym z trzech oddziałów. Po sprawdzeniu, w jakim stopniu inwestycja wpłynęła na poprawę jakości obsługi wydań zarząd firmy podjął decyzję o rozszerzeniu rozwiązania na kolejne oddziały.
- SKK to firma elastyczna i solidna. Potrafi dopasować swój produkt do występującego w firmie oprogramowania i do obowiązujących procedur magazynowych – ocenia Tomasz Oberbek, kierownik projektu firmy DEKO. - Ważne jest też to, że system SKK w żaden sposób nie zakłócił pracy programu magazynowo-księgowego.