Uniwersytet Jagielloński usprawnia inwentaryzację

Uczelnia, podobnie jak inne instytucje publiczne i firmy komercyjne, musi przeprowadzać okresowe inwentaryzacje. A inwentaryzacja w przypadku Uniwersytetu Jagiellońskiego to poważne wyzwanie, ponieważ spisowi podlegają setki tysięcy obiektów. Uniwersytet Jagielloński, chcąc usprawnić proces spisywania składników swojego majątku, szukał skutecznego narzędzia i urzadzeń, które współpracowałyby ze zintegrowanym systemem zarządzania uczelnią (SAP).

Dotychczas pracownicy UJ posługiwali się rozwiązaniem do inwentaryzacji starszego typu, które w obliczu wdrożenia na UJ SAP było mało efektywne. SKK zaproponowała UJ wdrożenie nowego rozwiązania, z możliwością rozbudowy, składającego się z następujących elementów: terminali Honeywell Dolphin 6100 oraz aplikacji SKK Smart.

Terminal umożliwia wymianę danych z SAP w całym obszarze objętym siecią bezprzewodową (wszystkie jednostki UJ), a ponadto użytkownik ma zagwarantowane bezpieczne przechowywanie danych (zabezpieczenia w pamięci nieulotnej lub na wymiennych nośnikach). Dodatkowo to niewielkie i lekkie urządzenie zostało wyposażone w czytelny, kolorowy wyświetlacz z ekranem dotykowym oraz proste menu użytkownika, co zapewnia komfort pracy.

Zintegrowane radio w standardzie 802.11 b/g zapewnia użytkownikom łączność z systemem informatycznym uczelni i dostęp do niezbędnych danych przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego bezpieczeństwa transmisji. Co więcej, wydajne akumulatory dają możliwość pełnozmianowej pracy bezprzewodowej, przy intensywnym skanowaniu, bez potrzeby wymiany czy ładowania.

SKK Smart to proste do wdrożenia oprogramowanie dedykowane dla komputerów mobilnych wyposażonych w czytniki kodów kreskowych (np. Dolphin 6100). Aplikacja umożliwia dokumentowanie inwentaryzacji poprzez rejestrację kodów kreskowych, którymi są oznakowane przedmioty i obiekty. Dzięki temu praca z aplikacją eliminuje konieczność pracochłonnego dokumentowania operacji z użyciem papierowych list. Warto dodać, że SKK Smart współpracuje, na zasadzie wymiany danych, z SAP – zintegrowanym systemem zarządzania wykorzystywanym przez UJ.

SKK przygotowała dla UJ rozwiązanie do inwentaryzacji uwzględniające indywidualne potrzeby uczelni.
Przed inwentaryzację pracownik dokonuje importu pliku (plików) zawierającego dane księgowe ze spisem inwentarza danej jednostki z systemu SAP. Podczas inwentaryzacji pracownik inicjuje proces spisu przez wybór odpowiedniego pliku, na którym będzie pracował i dokonuje rejestracji- skanuje oznaczenia kodowe poszczególnych przedmiotów i sprzętu (obiektów) podając ich ilość. Następnie dokument/dokumenty są odsyłane do systemu ERP a z stamtąd do SAP.

"Konsultanci SKK w krótkim czasie dostosowali program do indywidualnych potrzeb UJ. Dzięki rozwiązaniu zaproponowanemu przez SKK, proces spisu przebiega sprawniej i zajmuje mniej czasu" – ocenia Anna Mirek z Działu Inwentaryzacji Ciągłej Uniwersytetu Jagiellońskiego - użytkownik kluczowy SAP w zakresie inwentaryzacji.

W ramach współpracy SKK przeprowadziła także szkolenia dla pracowników UJ oraz podpisała z uczelnią 3-letnią umowę na rozszerzoną gwarancję, obejmującą oprogramowanie i sprzęt.

Wdrożenie aplikacji oznacza dla uczelni oszczędność czasu i kosztów. Ponadto SKK Smart dzięki możliwości wywołania w dowolnym momencie spisu podglądu czytelnych raportów (policzone/niepoliczone/niezgodności) pozwala eliminować błędy komisji spisowych. Zastosowanie tego rozwiązania umożliwia rezygnację z konieczności prowadzenia dodatkowego zapisu w formie papierowej.