Rejestracja dokumentów

Kody kreskowe są już codziennością. Spotykamy je oczywiście w sklepie, ale także w różnego rodzaju dokumentach: receptach, listach poleconych, fakturach za prąd, gaz, telefon, telewizję kablową czy blankietach spłaty rat kredytu. Zwykle w takim kodzie jest zapisana informacja o unikalnej sygnaturze dokumentu lub numerze klienta i bieżącej należności (numer faktury, za jaki okres czasu, jaka kwota).

Coraz większą popularnością cieszą się kody dwuwymiarowe, tzw. 2D. Każdy z nas ma w dowodzie rejestracyjnym swojego samochodu taki „kod mozaikowy” typu Aztec.

Najczęściej rachunki i blankiety wpłat rejestruje się np. za pomocą czytników ręcznych - czytnik jest ustawiony na regulowanym stojaku, pracuje w trybie automatycznego odczytu, zaś operator przykłada blankiety z kodem pod światło czytnika. Czytniki do odczytu kodów z dokumentów muszą być wysokiej jakości, gdyż kod może być mocno zniszczony (np. na recepcie), a nie można sobie pozwolić na wprowadzenie danych z błędem lub zmaganie się operatora z kodem i czytnikiem. Najlepiej do kodów na dokumentach nadają się czytniki typu imager CCD, np. IT-3800 do kodów jednowymiarowych lub IT-4600 do kodów dwuwymiarowych.

Kody kreskowe na dokumentach mogą służyć także do archiwizacji. W zależności od organizacji danego archiwum, mogą się znajdować na teczkach zbiorczych (np. dotyczących tej samej sprawy, osoby, czasu) lub na pojedynczych dokumentach. Jeśli oryginalne dokumenty nie posiadają kodów, można je na nich umieścić jako naklejki, wykorzystując etykiety samoprzylepne i drukarki etykiet (drukarki kodów kreskowych).

Jeśli ilość przetwarzanych dokumentów jest duża lub potrzebujemy wprowadzić dane, które nie są zapisane w formie kodu kreskowego, możemy to zrobić za pomocą skanera obrazu i współpracującego z nim oprogramowania ICR (image character recognition). Zasada działania jest następująca: skaner tworzy obraz graficzny dokumentu zaś oprogramowanie ICR rozpoznaje kody kreskowe oraz teksty pisane i po ewentualnej obróbce otrzymane dane są zapisywane w bazie danych. Niejako „przy okazji” otrzymujemy graficzny obraz dokumentu do elektronicznego archiwum.

Kody kreskowe na różnego rodzaju dokumentach pozwalają bardzo szybko i bezbłędnie identyfikować sprawę lub klienta oraz wprowadzać dane do systemów informatycznych informacje, których ilość może być bardzo duża. Wspomniany kod Aztec w dowodzie rejestracyjnym zawiera wszystkie dane pojazdu i jego właściciela, co daje ok. 1000 znaków alfanumerycznych, zaś czytnik IT-4600 odczytuje i przesyła je do komputera w czasie około sekundy.

Coraz częściej do rejestracji dokumentów wykorzystywana jest także technologia RFID, dzięki której możliwe jest zdalne odczytywanie informacji z wielu etykiet RFID  (tzw. tag radiowy) jednocześnie. Dzięki tej technice czas, który zajmuje np. inwentaryzacja w archiwum dokumentów jest jeszcze krótszy przy jednoczesnym uproszczeniu związanych z nią czynności.

Dowiedz się więcej

Poleć znajomemu